Règlement intérieur

Article 1Adhésion

Toute personne souhaitant adhérer à l'association doit :

• Remplir et signer le bulletin d'adhésion.
• S'acquitter de la cotisation annuelle (tarif plein 25 euros ou tarif réduit 15 euros sur justificatif).
• Déclarer accepter les statuts et le présent règlement intérieur.

L'adhésion est valable pour l'année civile en cours (du 1er janvier au 31 décembre). Aucun remboursement de cotisation n'est effectué en cas de départ en cours d'année.

Le tarif réduit est accessible aux étudiants, demandeurs d'emploi et personnes en situation de handicap sur présentation d'un justificatif valide.

Article 2Esprit et pratique de l'association

Les Tortues du Médoc revendiquent une pratique de la course à pied à allure lente, définie comme inférieure à 10 km/h. Cet esprit guide l'ensemble des sorties et activités organisées par l'association.

Chaque participant est libre de son allure dans le respect de cet esprit collectif. L'association s'engage à organiser des sorties inclusives, sans compétition, accessibles quel que soit le niveau de forme physique.

La progression, si elle a lieu, n'est jamais un objectif imposé. Elle se mesure uniquement à l'aune des critères suivants, propres à chaque pratiquant :

• L'absence d'inconfort pendant et après l'effort.
• L'absence de douleurs physiques.
• Le sentiment d'épanouissement ressenti lors de la pratique.
• La sensation d'être plus détendu(e) après la sortie qu'avant.
• Le sentiment d'accomplissement personnel.
• L'envie de recommencer.

Aucun chronomètre, classement ou comparaison entre membres n'a sa place au sein de l'association. La seule performance qui compte est celle du bien-être.

Article 3Sorties et activités

Le calendrier des sorties est communiqué aux membres par les moyens de communication habituels de l'association (email, messagerie, réseaux).

Toute personne participant à une sortie certifie être couverte par une assurance individuelle accidents (ou par la couverture collective de l'association) et être en état de santé compatible avec la pratique sportive.

En cas d'intempéries ou d'événements imprévus, la Présidente peut annuler ou reporter une sortie. Les membres en sont informés dans les meilleurs délais.

Article 4Assurance

L'association souscrit une assurance Responsabilité Civile Association couvrant l'ensemble des membres lors des activités organisées. Les membres sont informés chaque année des garanties souscrites.

Cette couverture ne se substitue pas à une assurance personnelle individuelle accidents. Il est recommandé à chaque membre de vérifier sa propre couverture.

Article 5Remboursement de frais

Les membres du bureau exercent leurs fonctions à titre bénévole. Les frais engagés dans l'intérêt direct de l'association peuvent faire l'objet d'un remboursement selon les modalités suivantes :

Frais éligibles au remboursement

• Frais de déplacement (sur la base du barème kilométrique fiscal en vigueur).
• Achats de fournitures, matériel de stand, consommables pour les sorties et événements (sur ticket de caisse ou facture).
• Frais d'impression et de communication liés aux activités de l'association.
• Frais de location éventuelle d'espace ou de matériel sportif.

Procédure

• Le/la demandeur(se) établit une note de frais précisant la date, l'objet et le montant.
• La note de frais est accompagnée du justificatif original.
• Elle est validée par la Trésorière (ou, si la demande concerne la Trésorière, par la Présidente).
• Le remboursement intervient dans un délai de 30 jours après validation.

Les remboursements sont consignés dans la comptabilité de l'association.

Article 6Prestations de services par un(e) dirigeant(e)

Conformément à l'article 9 des statuts, lorsqu'un(e) membre du bureau intervient en qualité de prestataire indépendant pour des activités organisées par l'association (animation de séances, encadrement d'entraînements), la procédure suivante s'applique :

• Le Conseil d'Administration approuve la convention de prestation avant toute intervention, hors la présence de l'intéressé(e).
• La facture émise par le/la prestataire est validée par un autre membre du bureau.
• La convention est mentionnée dans le rapport présenté à l'Assemblée Générale.

Cette disposition garantit la transparence de la gestion et le caractère désintéressé de l'association au sens fiscal.

Article 7Comportement et vie associative

Les membres s'engagent à adopter un comportement respectueux envers tous les participants, quel que soit leur niveau, leur âge ou leur condition physique. L'esprit de l'association est fondé sur la bienveillance, l'entraide et la convivialité.

Tout comportement contraire à ces valeurs pourra entraîner l'exclusion du membre, après que celui-ci ait été entendu par le Conseil d'Administration.

Article 8Communication

L'association communique avec ses membres par email et/ou messagerie instantanée. Chaque membre s'engage à maintenir ses coordonnées à jour auprès de la Trésorière.

Les données personnelles des membres sont traitées dans le strict respect du RGPD et ne sont jamais communiquées à des tiers sans consentement explicite.

Article 9Participations financières ponctuelles

En complément de la cotisation annuelle, l'association peut demander aux membres une participation financière pour certaines activités spécifiques : week-ends sportifs, stages, sorties avec frais engagés (transport, hébergement, ravitaillement, location de matériel).

Le montant de chaque participation est fixé par le bureau au cas par cas, au plus proche des frais réels engagés. Il est communiqué aux membres concernés avant leur inscription à l'activité.

Ces participations ne constituent pas une cotisation supplémentaire mais un remboursement de frais collectifs. Elles sont enregistrées dans la comptabilité de l'association et mentionnées dans le rapport financier présenté à l'Assemblée Générale.

Aucune participation ne peut être exigée pour les sorties régulières hebdomadaires de l'association, couvertes par la cotisation annuelle.

Article 10Modification du règlement intérieur

Le présent règlement intérieur peut être modifié par décision du Conseil d'Administration. Les membres sont informés de toute modification dans un délai de 15 jours. La version en vigueur est remise à chaque nouveau membre lors de son adhésion.